Het effectief beheren van alle software assets is voor veel organisaties een enorme uitdaging. Het veld verandert immers continu. Werknemers vragen software aan die bij de functionaliteitsbehoefte past. Er komen nieuwe mensen werken, er schuiven collega’s door en er vertrekken mensen. Medewerkers verwachten dat hun software altijd werkt en dat ze applicaties krijgen als ze dat ‘nodig’ hebben. Daarentegen verwacht het management dat het softwaregebruik rechtmatig is (compliant), veilig en liefst tegen zo laag mogelijke kosten.

Voor een succesvolle basis van Software Asset Management (SAM) wil je eigenlijk twee zaken effectief bij elkaar brengen: Wat gebruikt de organisatie aan software? En waar heb je contractueel recht op, met andere woorden: komt je gebruik overeen met wat heb je afgesproken?

Laten we met dat laatste beginnen. De gemiddelde organisatie heeft een stevig aantal contracten en licenties met diverse softwarehuizen. In die contracten zitten afspraken over hoeveelheden gebruik(ers) en vaak ook gebruik van geheugen, installaties, processorcapaciteit, enzovoorts. Die contracten bepalen (of zouden moeten bepalen) wat je hebt aan software en hoe het gebruik gemeten wordt. 

C&LEM   

Om dit te bewaken is Contract & License Entitlement Management (C&LEM) onontbeerlijk. Immers contracten en voorwaarden vanuit software publishers veranderen voortdurend, én de behoefte van de organisatie verandert. Met andere woorden: laat die contracten niet alleen in je mailbox zitten, maar documenteer goed wat je hebt aangeschaft zodat je weet wat je mag. Monitor vervolgens goed of je contract en licenties goed blijven aansluiten op je behoefte. 

DIM

Wil je het interne gebruik in kaart brengen, dan is de eerste check veelal: Welke software hebben we binnen ons IT-landschap? Hoe vaak is deze geïnstalleerd? Hoe wordt het gebruikt? Binnen Discovery & Inventory Management (DIM) geven deze vragen inzicht in het gebruik van applicaties van een publisher. Gelukkig hebben we tegenwoordig goede SAM-tooling zoals Snow, Flexera en ServiceNow die hierbij kunnen ondersteunen. Zo kun je snel inzichtelijk maken wat de vraag is van de organisatie en om vervolgens te zien of het contract hierop aansluit. Echter, besef dat alleen tooling niet voldoende is om je te vertellen wat je compliance-positie is. Het interpreteren van de verzamelde data blijft een vak apart!

Afrekenmodellen

Het is bij het verzamelen van Inventory-data zaak om voortdurend op te letten of alles is meegenomen. Want vaak zitten er in het softwaregebruik componenten die lastig of niet meetbaar zijn door SAM tooling. Zo dien je soms extra scripts of andere databronnen te raadplegen om de juiste data op tafel te krijgen. Dit kan komen door de diverse afrekenmodellen die software publishers hanteren of dat er afwijkende meeteenheden afgesproken zijn. Zo zijn er organisaties die hun softwaregebruik afrekenen op basis van hun ‘çore business’. Een voorbeeld hiervan is het aantal ‘gevulde’ ziekenhuisbedden, het aantal verkochte koppen koffie of het aantal geproduceerde vaten olie. Deze cijfers krijg je met IT-tooling niet boven water. In sommige gevallen moet je het jaarverslag napluizen naar zaken als exacte medewerkerspopulatie (FTE) of stuks productie.

Interpretatie

Naast data die je ophaalt met de juiste tooling, komt er dus ook een gezonde dosis interpretatie kijken bij het compleet maken van het plaatje. Maar dan heb je ook wat in handen! Bedenk eens hoe ontspannen je een audit van een software publisher tegemoet kunt zien als je je complete softwaregebruik haarscherp in beeld hebt! Je kunt de rollen zelfs omdraaien waardoor je zelf in de control-seat komt: met keiharde data aantonen hoe het ervoor staat en afspreken dat als je de monitoring nauwkeurig voortzet, je enkele jaren wordt overgeslagen bij audits: gunstig voor beide partijen! 

Meerwaarde

Naast de check op en het aantonen van compliancy, heeft het verzamelen van SAM-data nog een belangrijke meerwaarde: kostenbesparing. Op basis van exacte gegevens kun je ongebruikte software saneren en licenties opnieuw verdelen. Vaak heeft het ook waarde voor andere organisatieonderdelen, denk hierbij aan bijvoorbeeld: IT-security, enterprise architecten en HRM, 

Meer weten over SAM?

Bel gerust!

Stel vrijblijvend een vraag!