Heb je eindelijk je Software Asset Management op orde – landschap schoon, een passende set aan licenties en contracten, een overzichtelijke forecast – gaat je organisatie een fusie of een overname aan. Krijg je er ineens een compleet huishouden aan software bij, die zich nog geheel in een ‘black box’ bevindt. Ellen De Belder, Rick Hendriks en Carla Veenhof van Signify hakten eerder met dit bijltje. Zij presenteren enkele belangrijke inzichten die voor SAM-managers in dezelfde situatie van grote waarde kunnen zijn.

 

De juiste vragen stellen

Bij een operatie als een fusie of overname staat Software Asset Management niet boven aan het lijstje van to-do’s. Toch maakt software een steeds groter deel uit van de assets (en daarmee waarde) van een bedrijf. Bovendien loop je met een verkeerde inschatting behoorlijke risico’s. Hoe zorg je voor een effectieve integratie van bedrijf en software?

Ellen De Belder, Head of IT Quality, Risk & Compliance bij Signify: “Dit is een hele opgave, want tijdens de verkennings- en Due Dilligence-periode krijg je meestal beperkte informatie omdat IT slechts een klein onderdeel is van het hele traject. Ook daarna is het verkrijgen van informatie niet altijd vanzelfprekend, afhankelijk van welke informatie kant en klaar beschikbaar is op welk moment.”

Rick Hendriks, Software Asset Manager bij Signify vult aan: “We werkten voorheen met allemaal checklists. Dan vroegen we om een overzicht van alle assets. Van aankopen, entitlements, licence keys tot contracten. Maar in de praktijk blijkt dat je die niet, of maar mondjesmaat, krijgt. Bovendien, wat wil je en kun je ermee bereiken? Je weet immers niet of de informatie volledig is. Actueel. Of het bedrijf SAM eigenlijk wel goed in de vingers heeft. De kans dat je verouderde of incomplete data krijgt is behoorlijk groot.”

Ellen De Belder: “We hebben toen bedacht: We gaan andere vragen stellen. Hebben jullie centrale software ordering in place? Beschikken jullie over een SAM-tool en welke? Is er überhaupt een SAM-afdeling? Is er een centrale CMDB? Inventory? Discovery? We kijken in onze vragen dus naar welke capabilities er bij de organisatie aanwezig zijn. Daarop kunnen we een gerichte inschatting maken of de organisatie het goed voor elkaar heeft, of er risico’s spelen en op welke gebieden. Daar kun je met je risicobegroting vervolgens rekening mee houden.”

Relatie is key

Ellen De Belder: “Tijdens de verkenning en later in het proces wil je een zo goed mogelijke samenwerking tot stand brengen. Het advies is dan ook om een gezamelijk plan op te stellen om tot een successvolle integratie te komen, waarbij business continuity en license compliance gegarandeerd zijn. Succesvol integreren is teamwork. Als een stukje in de keten niet op eenzelfde lijn zit, dan krijg je het niet voor elkaar.”

Solide proces

Als de fysieke ‘merge’ doorgaat, wil je beschikken over een solide proces. Carla Veenhof: “Als alles doorgaat, komt er nogal wat op je af natuurlijk. Alle vendoren, applicaties en bijbehorende licenties en contracten die de aansluitende organisatie inbrengt, moeten in beeld komen. Wat ga je meenemen, transfereren, aankopen en afstoten? Belangrijk is ook om te kijken op welke contracten en licenties uit jouw eigen organisatie de nieuwe partij kan meeliften. Vooral als het een kleinere organisatie is, kan het heel voordelig zijn om contracten op grotere schaal te benutten en onnodige kosten te voorkomen.”

Ellen De Belder: “Waar je eerst naar wilt kijken is alles wat noodzakelijk is voor business continuity. Dat wat móét doorgaan. Als SAM-afdeling ben je uiteindelijk volgend aan de business.

Ons advies is om vanuit Software Asset Management een eigen dashboard te bouwen voor het monitoren van status en voortgang van de onboarding. En ook te zorgen voor een goede rapportage naar en alignment met andere stakeholders. In feite gaat het erom, om de lijst met leveranciers, softwaretitels en bijbehorende data te plotten tegen de stappen in het proces: data verzamelen, analyse, SAM-advies, beslissing en implementatie. Als je dit proces goed opzet, houd je een goed overzicht en kun je gedurende het traject gemakkelijker de juiste beslissingen nemen.”

Een proactieve rol voor het SAM team

Ellen De Belder: “Mijn advies aan alle organisaties die voor fusies en overnames staan, is om het SAM-team een proactieve rol te geven in het onboarding project en zodoende het succes op langere termijn te waarborgen. Als het SAM-team de lead neemt over het softwarelicentie-vraagstuk, dan werkt dat veel efficiënter en maak je keuzes die een langere houdbaarheid hebben. Ook is licentie-compliance een vanzelfsprekendheid. Dat laatste is belangrijk als je beseft dat fusies en overnames een trigger zijn voor software vendoren om een audit uit te voeren. Wil je verrassingen op dit gebied voorkomen, dan is het dus belangrijk om deze exercitie goed en gestructureed uit te voeren. Door het SAM-team een volwaardig onderdeel van het projectteam te maken en zelfsturend te laten zijn op het onboarden van softwarelicenties, werk je effectief, efficiënt, bespaar je kosten en borg je risico’s!”

Over ITAM solutions

ITAM solutions is een databedrijf dat haar klanten wil laten groeien op het gebied van IT & Software Asset Management (ITAM) en dat proactief advies uitbrengt aan verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Denk hierbij aan ICT, finance, inkoop, security, HR en legal. Op deze manier brengt ITAM solutions mensen, processen en technologie samen.

ITAM solutions is onafhankelijk van softwareaanbieders, waardoor het bedrijf in staat is om haar klanten van volledig objectief en eerlijk advies te voorzien. Specialisten van ITAM solutions werken met passie voor het ITAM-vak en hebben jarenlang geïnvesteerd in kennis en expertise op het gebied van ITAM. Hun onafhankelijkheid, gecombineerd met kennis van de verschillende kerncompetentiegebieden van ITAM, zorgt ervoor dat zij

concrete successen kunnen boeken voor hun klanten en partners. Zij zetten klanten in de ‘drivers seat’ van hun IT systemen, softwarelandschap en IT-budgetten. ITAM solutions heeft vestigingen in Eindhoven en Amsterdam, is een gecertificeerd ‘Great Place to Work’ en viervoudigwinnaar van de FD Gazelle Award.

Wilt u meer weten over deze blog of wat ITAM solutions voor u kan betekenen? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens of boek gelijk een kennismakingsgesprek via het contactformulier.

ITAM solutions

E: info@itamsolutions.nl

P: +31 (0) 40369 05 40

I: www.itamsolutions.nl

Stel vrijblijvend een vraag!