SAP document based licentiemodel; 3 zaken om rekening mee te houden!

Auteur: Jasper van de Wiel SAM expert

SAP staat bij veel bedrijven in de top vijf van software-uitgaven en verdient daarom een hoge prioriteit op het gebied van Software Asset Management. Ook vanwege het complexe SAP-licentiemodel, de continue innovaties op het gebied van technologie, de periodieke audits en de recente ontwikkelingen rondom indirect access.

SAP is vaak enorm diep geworteld in de huidige bedrijfsprocessen van veel ondernemingen. Vaak is het dan ook lastig om over te stappen naar alternatieve software, zeker ook omdat er al een grote SAP-investering aan vooraf is gegaan. Des te belangrijker om te weten welke SAP-software u exact in uw bezit heeft en welk deel daarvan ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Het goed in kaart brengen hiervan is niet alleen erg belangrijk maar ook behoorlijk ingewikkeld. Belangrijke factoren die de grip op SAP-licenties zo complex maken:

  • SAP kent een grote diversiteit aan producten en afrekenmodellen
  • Elke aankoop gaat gepaard met haar eigen gebruiksvoorwaarden
  • Geen enkel SAP contract is hetzelfde
  • Snelle technologische innovaties maken het lastig om overzicht te houden op het SAP landschap
  • De recente verandering in het SAP licentiemodel

Deze laatste is het meest actueel. We kunnen ons allemaal wel de torenhoge claims herinneren die bedrijven als Diageo en AB Inbev kregen vanwege indirect SAP gebruik. Naar aanleiding hiervan is een nieuw SAP-licentiemodel geïntroduceerd: het document based licentiemodel.

Wat is het nieuwe SAP licentiemodel?
Het document based licentiemodel werd geïntroduceerd omdat het oude model niet meer voldeed aan de moderne eisen, zoals het koppelen van systemen van een derde partij aan het SAP systeem, of het gebruik van robots in een RPA-scenario. Deze scenario’s worden door SAP aangemerkt als indirect gebruik. Met het nieuwe model biedt SAP een manier om dit indirecte gebruik te licenseren.

Afrekenmodellen
In het nieuwe model, dat alleen van toepassing is op bepaalde engines, heeft SAP negen documenttypes aangemerkt die afgerekend dienen te worden. Voor de andere engines geldt nog gewoon het user licentie + engine licentie model, waarbij per gebruiker afgerekend dient te worden. Hoewel het eenvoudig klinkt, kan het vaststellen van het aantal documenten enorm uitdagend zijn. Dit komt ten eerste omdat niet exact bekend is wat de precieze gebruiksrechten zijn binnen het document based model. Ten tweede is niet geheel duidelijk hoe de negen door SAP gedefinieerde document types matchen met de documenten binnen bestaande SAP omgevingen/business processen.

Aantal af te nemen licenties
Door een combinatie van bovenstaande twee punten is het lastig in te schatten hoeveel document based licenties afgenomen dienen te worden. SAP zal bij het bepalen van het aantal af te nemen licenties uitgaan van de historische data in het systeem. Voor nieuwe klanten zal benchmark data van soortgelijke bedrijven worden gebruikt. Het is niet geheel duidelijk wat er zal gebeuren als er te veel of te weinig wordt betaald. Hierdoor is het nog moeilijk om vast te stellen of het nieuwe model uiteindelijk voordeliger is dan het aanhouden van het oude licentiemodel.

SAP geeft u als klant drie opties:

  1. Niets doen en het huidige contract onveranderd aanhouden
  2. De huidige licenties overhevelen naar het nieuwe document based licentiemodel
  3. Conversie van de huidige contracten in een nieuw contract met SAP HANA als platform

SAP document based licentiemodel; 3 zaken om rekening mee te houden!*Bron: SAP® SE: April 2018

Waar dient u rekening mee te houden?
In het bepalen van uw keuze voor een van deze drie opties die SAP hun klanten aanbiedt is het verstandig rekening te houden met het volgende:

  •  Indien u overstapt naar het nieuwe model; recentelijk heeft SAP een nieuwe tool geïntroduceerd die de inschatting maakt van het aantal benodigde documents per jaar. Deze tool heeft echter een aantal grote beperkingen waardoor de inschatting vaak te hoog, of juist te laag uitvalt. Daarom is een eigen assessment van de te verwachten document consumptie aan te raden.
  • Indien u niet overstapt naar het nieuwe model; als u overweegt om uw oude contract aan te houden moet u een goed beeld hebben van de risico’s die u loopt op het gebied van indirect access. Weet u bijvoorbeeld welke systemen van derde partijen er aan uw SAP omgeving zijn gekoppeld? En hebben alle gebruikers van deze systemen van derde partijen een SAP user licentie?
  • Indien u uw huidige SAP contracten omzet naar een SAP HANA contract; bij het aangaan van een nieuwe contract moet u er rekening mee houden dat u mogelijk belangrijke terms & conditions uit uw oude contract kwijtraakt. Daarnaast is niet alle huidige SAP functionaliteit beschikbaar op het HANA platform. Het is dus verstandig om een goede inschatting van de kosten te maken die komen kijken bij een dergelijke migratie.

Los van het indirecte gebruik, en de drie opties die SAP hun klanten hiervoor aanbiedt, dient u ook rekening te houden met incompliance risico’s op uw ‘directe’ SAP gebruik. Vergeet niet dat het nog steeds een risico is ondanks uw indirect SAP gebruik in controle is.

Assessment
Om de juiste keuze te maken voor uw organisatie, adviseren wij SAP-klanten om een assessment te doen van mogelijk indirect gebruik in het huidige SAP-landschap. Hieruit zal blijken welke systemen zijn gekoppeld aan SAP en op welke manier, of er robots of IoT devices worden gebruikt die met SAP praten, etc. Op basis van het assessment bepaalt u of het zinvol is om het nieuwe model te introduceren en wat een eventuele overstap voor financiële consequenties zal hebben.

Ons advies
Reken af met aannames en vermoedens en bepaal uw compliance positie. Ook raden wij aan om parallel te onderzoeken in welke mate u risico loopt op indirect SAP-gebruik. Overweegt u over te stappen op het document based licentiemodel, dan kunnen we een uitgebreide analyse voor u doen. ITAM solutions kan u als onafhankelijke organisatie optimaal adviseren. Neemt u gerust contact met ons op via info@itamsolutions.nl of via 040 396 05 40.

Stel vrijblijvend een vraag!